Γιατί GDPRsmart

Γιατί GDPRsmart

Κάθε διεργασία με ένα κλικ

Ο Γενικός Κανονισµός Προστασίας ∆εδοµένων (GDPR) επιφέρει δομικές αλλαγές στη λειτουργία επιχειρήσεων και οργανισμών. Η πλήρης συμμόρφωση, είναι υποχρέωση – όχι επιλογή – με δυσβάσταχτες συνέπειες για όσους δεν τον εφαρμόζουν, ή τον εφαρμόζουν ελλιπώς.

Το GDPRsmart είναι ένα cloud λογισμικό SaaS (Soware as a Service) που δημιουργήθηκε για τον εσωτερικό ή τον εξωτερικό σύμβουλο συμμόρφωσης και τον DPO. Αποτυπώνει αναλυτικά τις ροές δεδομένων και τις σχετικές διεργασίες, και επικαιροποιεί αυτοματοποιημένα τα εξαγόμενα έγγραφα.

Με απλό τρόπο εξάγονται όλα τα έγγραφα που απαιτούνται για να ανταποκριθείτε στην αρχή της λογοδοσίας. Με το GDPRsmart ο σύμβουλος συμμόρφωσης δεν είναι ποτέ εκτεθειμένος.

GDPRsmart σημαίνει αναλυτική και ηλεκτρονική τεκμηρίωση για κάθε ενέργεια. Σημαίνει επίσης σημαντική επιτάχυνση και ευκολία στην υλοποίηση έργων συμμόρφωσης.

Απαλλαγείτε από τα διαχειριστικά βάρη της συμμόρφωσης με τον GDPR, προστατέψτε τον παραγωγικό σας χρόνο, και διασφαλίστε την φήμη σας στο ευαίσθητο ζήτημα της προστασίας προσωπικών δεδομένων.

Πλεονεκτήματα GDPRsmart

Γλώσσες

Το GDPRsmart λειτουργεί και αποδίδει παραδοτέα έγγραφα σε πολλές γλώσσες, εξοικονομώντας για τον οργανισμό πολύτιμους πόρους και χρόνο. Οι μεταφράσεις έχουν γίνει από ειδικούς και θα απαλλαγείτε από αναθέσεις σε μεταφραστικά κέντρα.

Χρήστες

Η συμμόρφωση είναι οπωσδήποτε δυναμική και συνεργατική διαδικασία. Έχετε την δυνατότητα καταχώρησης πολλαπλών χρηστών στον λογαριασμό σας. Κάθε χρήστης έχει τα δικά του αναγνωριστικά εισόδου στον λογαριασμό, και μπορείτε επίσης να διαβαθμίσετε την πρόσβασή τους.

Αναθέσεις

Αξιοποιείστε την ομάδα εργασίας που έχετε ορίσει, συνοδεύοντάς την με λειτουργείες ανάθεσης συγκεκριμένων εργασιών και καθηκόντων. Το GDPRsmart συντονίζει το έργο σας με ενημερώσεις προόδου εργασιών, επισύναψη τεκμηρίωσης και καθορισμό προθεσμιών.

Ειδοποιήσεις

Διατηρείστε ξεχωριστό σύστημα ειδοποιήσεων για τις εργασίες συμμόρφωσης. Το GDPRsmart διαθέτει μηχανισμό ειδοποιήσεων που συνδέεται με το mail σας, και σας ενημερώνει για εκκρεμείς εργασίες, Αιτήματα Πρόσβασης, υπογραφές συμφωνητικών και συμβάσεων, και σχετικές προθεσμίες.

Διασύνδεση

Το GDPRsmart δημιουργεί κώδικα και σας προσφέρει την δυνατότητα διασύνδεσης με άλλες ιστοσελίδες για αυτόματη δημοσίευση και επικαιροποίηση της Δήλωσης Απορρήτου, αλλά και για την ανάρτηση ηλεκτρονικής φόρμας υποβολής Αιτήματος Πρόσβασης. Έχετε επίσης την δυνατότητα επεξεργασίας του κώδικα, για καλύτερη εναρμόνιση με την ιστοσελίδα.

Βιβλιοθήκη

Με την cloud βιβλιοθήκη εγγράφων του GDPRsmart έχετε την δυνατότητα να τηρείτε στον λογαριασμό σας επιπλέον πολιτικές, οδηγίες εργασίας και συμβάσεις που αφορούν στην επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Έχετε επίσης την δυνατότητα να διακινείτε εσωτερικά αυτό το υλικό, ηλεκτρονικά και τεκμηριωμένα.

Έξυπνα και ηλεκτρονικά

Λειτουργίες λογισμικού

Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων

Κάθε επιχείρηση έχει το δικαίωμα να διορίσει εθελοντικά έναν DPO. Το GDPRsmart σας βοηθάει να καθορίσετε σε ποιες περιπτώσεις ο διορισμός είναι υποχρεωτικός, και να διαχειριστείτε κάθε περίπτωση.

Θέματα συμμόρφωσης
Αξιολογείστε σε πραγματικό χρόνο ελλείψεις και κινδύνους. Χρησιμοποιείστε τους δείκτες του λογισμικού, ή προσθέστε και τους δικούς σας δείκτες, για να επικαιροποιείτε το gap analysis και την συμμόρφωση.
Εκτίμηση Ετοιμότητας
Γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή την ολοκληρωμένη εικόνα της συμμόρφωσης στον οργανισμό και την αποδίδετε με αναλυτικές αναφορές, με ένα κλικ. Τα φίλτρα του λογισμικού επικεντρώνονται σε τομείς ενδιαφέροντος και σε κατάσταση εργασιών.
Χαρτογράφηση Δεδομένων
Εύκολη, λεπτομερής και ταχύτατη καταχώρηση των ροών δεδομένων, με αναλυτικές απεικονίσεις και αυτόματη ενημέρωση της Δήλωσης Απορρήτου και του Αρχείου Δραστηριοτήτων Επεξεργασίας.
Έγγραφα συμμόρφωσης
Με βάση τη χαρτογράφηση, το GDPRsmart δημιουργεί αυτοματοποιημένα τη Δήλωση Απορρήτου και άλλα απαραίτητα έγγραφα. Δημιουργεί επίσης κάθε Πολιτική που απαιτεί ο Κανονισμός για κάθε δραστηριότητά επεξεργασίας. Όλα τα παραπάνω επικαιροποιούνται ηλεκτρονικά όποτε εσείς κρίνετε ότι χρειάζεται.
Ευαισθητοποίηση προσωπικού
Το GDPRsmart παρέχει υλικό για την ενημέρωση και την ευαισθητοποίηση του προσωπικού του οργανισμού σχετικά την Πολιτική Ασφαλείας προσωπικών δεδομένων. Το λογισμικό επίσης καταγράφει ηλεκτρονικά τη διανομή αυτού του υλικού, καθώς και την αποδοχή των σχετικών Οδηγιών Εργασίας από το προσωπικό.
Εκτελούντες Επεξεργασία
Εντοπίστε τους Εκτελούντες στην χαρτογράφηση και διαχειριστείτε την απαραίτητη συμβασιοποίηση. Με τις κατάλληλες ειδοποιήσεις θα ενημερώνεστε για τις απαραίτητες υπογραφές και ανανεώσεις.
Κοινή Χρήση δεδομένων
Εντοπίστε τους Παραλήπτες στην χαρτογράφηση και διαχειριστείτε την απαραίτητη συμβασιοποίηση. Με τις κατάλληλες ειδοποιήσεις θα ενημερώνεστε για τις απαραίτητες υπογραφές και ανανεώσεις.
Εκτίμηση Αντίκτυπου στην Προστασία Δεδομένων
Για τύπους επεξεργασίας με αυξημένους κινδύνους, το GDPRsmart παρέχει εκτενή οδηγό και εξελιγμένα εργαλεία προτεραιοποίησης εργασιών και μορφοποίησης της μελέτης.
Πρόσβαση Υποκειμένου Δεδομένων
Χρησιμοποιείστε τα ηλεκτρονικά εργαλεία και τις κατευθύνσεις του GDPRsmart για να διαχειριστείτε έγκαιρα και νομότυπα τα Αιτήματα Πρόσβασης Υποκειμένων Δεδομένων.
Διαχείριση περιστατικών παραβίασης
Χρησιμοποιείστε τα ηλεκτρονικά εργαλεία και τις κατευθύνσεις του GDPRsmart για να διαχειριστείτε περιστατικά παραβίασης, και τις επικοινωνίες με την Εποπτική Αρχή και τα Υποκείμενα Δεδομένων.

ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ

  • Λίστες ελέγχου
  • Οργανωτικά μέτρα
  • Τεχνικά μέτρα
  • Αναφορές και επισκοπήσεις
  • Αυτόματη εξαγωγή αναφορών
  • Εισαγωγή τύπων δεδομένων
  • Εισαγωγή σκοπών επεξεργασίας
  • Δήλωση Απορρήτου προσωπικού
  • Πολιτική Ασφαλείας
  • Πολιτική CCTV
  • Καταγραφή ενεργειών
  • Βιβλιοθήκη εγγράφων
  • Εκτίμηση Αντικτύπου
  • Φίλτρα αναφορών
  • Ορθές Πρακτικές
  • Εκπαίδευση και ευαισθητοποίηση
  • Αποδεκτή Χρήση ΤΠΕ
  • Διαβάθμιση και σήμανση εγγράφων
  • Ηλεκτρονική διαχείριση Οδηγιών Εργασίας
  • Παρακολούθηση αναθέσεων
  • Εισαγωγή σκοπών επεξεργασίας
  • Καθορισμός νομικών βάσεων
  • Καταγραφή πηγών δεδομένων
  • Καταγραφή τύπων επεξεργασίας
  • Δήλωση Απορρήτου
  • Διασύνδεση με ιστοσελίδα
 
  • Διαχείριση Εκτελούντων Επεξεργασία
  • Διαχείριση συμβάσεων
  • Διαχείριση Συμφωνιών
  • Ανάλυση κινδύνων
  • Καθορισμός μέτρων ασφαλείας
  • Επικοινωνία με Εποπτική Αρχή
  • Διαχείριση Αιτημάτων Πρόσβασης
  • Ηλεκτρονική φόρμα Αιτημάτων Πρόσβασης
  • Διαχείριση παραβίασης
  • Καθορισμός διορθωτικών ενεργειών

Έξυπνα και ηλεκτρονικά

Συχνές ερωτήσεις

Σε 15 εργάσιμες ημέρες το GDPRsmart θα σας παρουσιάσει τη Μελέτη Συμμόρφωσης. Δηλαδή, τα έξυπνα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα που απαιτούνται για τη συμμόρφωση. Η επιχείρησή σας θα είναι σε συμμόρφωση μόλις υλοποιήσετε αυτά τα μέτρα.

Τα απολύτως ελάχιστα. Πρέπει απλά να μας υποδείξετε τα αρμόδια στελέχη, με τα οποία θα κάνουμε μία, ή δύο συνεντεύξεις των 40-50 λεπτών. Σε αυτές τις συνεντεύξεις ζητάμε απλές πληροφορίες για την καθημερινή σας λειτουργία. Θα ζητήσουμε επίσης κάποια έγγραφα ή φόρμες που χρησιμοποιείτε. Όλη η υπόλοιπη δουλειά για τη Μελέτη Συμμόρφωσης γίνεται από εμάς. Οι επόμενες ενέργειες από εσάς θα είναι για την εφαρμογή των μέτρων που περιλαμβάνει η Μελέτη Συμμόρφωσης.

Όχι. Η υποστηρικτική ομάδα του GDPRsmart περιλαμβάνει όλες τις ειδικότητες για οτιδήποτε αφορά στη συμμόρφωση της επιχείρησής σας Για οτιδήποτε αφορά στη συμμόρφωση της επιχείρησής σας. Η συμβουλευτική μας υπηρεσία υλοποιείται από συμβούλους επιχειρήσεων, συμβούλους IT και νομικούς. Ουσιαστικά, επιλέγοντας το GDPRsmart γλιτώνετε τα κόστη και τις καθυστερήσεις που συνεπάγεται ο συντονισμός πολλών και ανεξάρτητων επαγγελματιών.  

Όταν ολοκληρωθεί η Μελέτη Συμμόρφωσης θα αποκτήσετε πρόσβαση στο εύχρηστο cloud λογισμικό του GDPRsmart με κωδικό που θα ορίσετε εσείς. Η ομάδα του GDPRsmart παρέχει εξ αποστάσεως εκπαίδευση, σε σας ή το στέλεχος που θα ορίσετε, πάνω στις λειτουργίες του. Η πρόσβασή θα είναι συνολική και θα υπάρχει η δυνατότητα εισαγωγής χρηστών διαβαθμισμένης πρόσβασης. Οι σύμβουλοι του GDPRsmart είναι συνεχώς δίπλα σας για καθοδήγηση, ή για να εκτελέσουν μια διεργασία συμμόρφωσης.

Τα έγγραφα που θα σας ζητήσουμε στο αρχικό στάδιο της Μελέτης Συμμόρφωσης είναι συγκεκριμένα και τα έχετε ήδη. Δεν θα χρειαστεί δηλαδή προεργασία για να τα παράξετε. Αυτά μπορεί να αφορούν ενδεικτικά φόρμες επικοινωνίας, συγκατάθεσης, λίστες και συμβάσεις προσωπικού, συμβάσεις με συνεργάτες, πιστοποιήσεις, εσωτερικές φόρμες, διαδικασίες κα. Στην περίπτωση αλλαγών στην επιχείρηση, από κοινού και με λεπτομέρεια υλοποιούμε τις απαραίτητες ενέργειες διατηρώντας στο ελάχιστο την από πλευράς σας εργασία.

Είστε καλυμμένοι σε κάθε περίπτωση. Το GDPRsmart έχει ρυθμίσει τα ζητήματα διαβιβάσεων δεδομένων ήδη από το στάδιο της Μελέτης Συμμόρφωσης. Με απλές ενημερώσεις από τα αρμόδια στελέχη σας, παρακολουθούμε τις συνεργασίες σας και παρεμβαίνουμε όποτε χρειάζεται.

Δεν χρειάζεται να γνωρίζετε σε βάθος το cloud λογισμικό για να ανταποκριθείτε στην περίπτωση ελέγχου από Εποπτική Αρχή. Οι σύμβουλοι του GDPRsmart θα σας έχουν προετοιμάσει για να αποδείξετε τη συμμόρφωση μέσα από το cloud λογισμικό. Ακόμα και αν συναντήσετε πρόβλημα, οι σύμβουλοι του GDPRsmart μπορούν να σας υποστηρίξουν και με άμεση επικοινωνία.

Ο χρόνος των 15 εργάσιμων ημερών δεν ισχύει για:

  • Επιχειρήσεις ή οργανισμούς με περισσότερους από 250 εργαζόμενους
  • Δημόσιους φορείς
  • Επιχειρήσεις ή οργανισμούς που εκτελούν αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων ή/και κατάρτιση προφίλ

Σε κάθε περίπτωση, οι σύμβουλοι του GDPRsmart σας ενημερώνουν εξ αρχής για τον απαιτούμενο χρόνο της Μελέτης Συμμόρφωσης.

Ναι, το GDPRsmart διαθέτει στελέχη με το απαραίτητο εύρος και βάθος γνωστικού υπόβαθρου και μπορεί να σας παρέχει υπηρεσίες DPO. Ωστόσο, πρόκειται για μια επιτελική θέση και για διακριτές υπηρεσίες τις οποίες διαπραγματευόμαστε κατά περίπτωση.

Στα πλαίσια της Μελέτης Συμμόρφωσης, οι σύμβουλοι του GDPRsmart θα γνωμοδοτήσουν και θα σας προτείνουν τον ενδεδειγμένο αριθμό στελεχών για τη χρήση του λογισμικού συμμόρφωσης.

Δεν υπάρχει περιορισμός στον αριθμό χρηστών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και το GDPRsmart παρέχει αυτή τη δυνατότητα με διαβαθμισμένη πρόσβαση για κάθε χρήστη, χωρίς επιβάρυνση. Ωστόσο, η ευελιξία και η ευχρηστία που σας παρέχει, προϋποθέτει ότι μόλις ένα στέλεχος της επιχείρησης είναι αρκετό για να έχετε άρτια και ολοκληρωμένη συμμόρφωση. Η απόφαση ανήκει αποκλειστικά σε εσάς.

Ο Κανονισμός περιγράφει ρητά τις προϋποθέσεις για τον διορισμό DPO σε μια επιχείρηση, οι οποίες αφορούν:

  • Στο ενδεχόμενο ο οργανισμός να αποτελεί δημόσιο φορέα
  • Στην επεξεργασία δεδομένων που περιλαμβάνει τακτική παρακολούθηση των Υποκειμένων Δεδομένων σε μεγάλη κλίμακα
  • Στην επεξεργασία δεδομένων ειδικής κατηγορίας σε μεγάλη κλίμακα

 

Κατά την έναρξη της συνεργασίας μας, οι εξειδικευμένοι σύμβουλοι του GDPRsmart εξετάζουν αν η επιχείρησή σας εμπίπτει σε κάποια από τις ανωτέρω περιπτώσεις και σας ενημερώνουν για την υποχρέωση διορισμού DPO ή όχι.

Το GDPRsmart είναι το ιδανικό εργαλείο για τη δημιουργία και την παρακολούθηση της συμμόρφωσης κάθε επιχείρησης. Εάν έχετε ήδη εγκαταστήσει ένα σύστημα συμμόρφωσης, ή αν έχετε διορίσει DPO, τότε θα κατανοήσετε ευκολότερα τους τρόπους με τους οποίους το GDPRsmart θα αυτοματοποιήσει και θα επιταχύνει τις διεργασίες που εφαρμόζετε στην επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Η ενσωμάτωση του υπάρχοντος συστήματος στο εξελιγμένο περιβάλλον του GDPRsmart, θα προσφέρει πολύτιμες υπηρεσίες τόσο στη διαχείριση της συμμόρφωσης, όσο και στην καθημερινή εργασία του DPO σας.

Επιπλέον, στην περίπτωσή σας, το GDPRsmart αξιολογώντας το υφιστάμενο σύστημα, προβλέπει σημαντικές εκπτώσεις στην αμοιβή για τη Μελέτη Συμμόρφωσης.