Γιατί GDPRsmart

Γιατί GDPRsmart

Κάθε διεργασία με ένα κλικ

Ο Γενικός Κανονισµός Προστασίας ∆εδοµένων (GDPR), επιφέρει δομικές αλλαγές στη λειτουργία επιχειρήσεων και οργανισμών.  Η πλήρης συμμόρφωση, είναι υποχρέωση – όχι επιλογή – με δυσβάσταχτες συνέπειες για όσους δεν τον εφαρμόζουν, ή τον εφαρμόζουν ελλιπώς. 

Το GDPRsmart  είναι ένα cloud λογισμικό SaaS (Soſtware as a Service) που δημιουργήθηκε για να ανταποκρίνεται εξατομικευμένα σε κάθε  επιχείρηση. Αποτυπώνει αναλυτικά τις ροές δεδομένων και τις διεργασίες της, και επικαιροποιείται αυτοματοποιημένα.

Με απλό τρόπο εκδίδονται όλα τα έγγραφα που απαιτούνται σε κάθε έλεγχο της Εποπτικής Αρχής. Με το GDPRsmart δεν είστε ποτέ εκτεθειμένοι, σε αντίθεση με ό,τι συμβαίνει σε πολλές άλλες περιπτώσεις στην αγορά.

GDPRsmart σημαίνει ελάχιστη δική σας συμμετοχή και συνεχής συμβουλευτική υποστήριξη από τους καταρτισμένους συμβούλους μας. Η θωράκιση της επιχείρησής σας απέναντι σε κυρώσεις και πρόστιμα είναι διασφαλισμένη.

Παράλληλα, η ολοκληρωμένη πολιτική GDPRsmart, σας προσδίδει σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στο ασταθές επιχειρηματικό περιβάλλον.

Πλεονεκτήματα GDPRsmart

Ασπίδα Προστασίας

Δημιουργούμε σύμφωνα με τις ανάγκες σας ένα σύστημα συμμόρφωσης με όλο το κανονιστικό πλαίσιο, το οποίο αναβαθμίζεται σε πραγματικό χρόνο. Συνδυαστικά με την υπεύθυνη καθοδήγησή μας, έχετε την πιο ισχυρή ασπίδα προστασίας, απέναντι στους κινδύνους των ιδιαίτερων απαιτήσεων του κανονισμού. Προστατεύεστε επίσης από ανθρώπινα λάθη που "κοστίζουν" στην επιχείρηση, όπως η ελλιπής τεκμηρίωση, η κακή διαχείριση συμβάντων και η γραφειοκρατία.

Πολυεπίπεδη οικονομία

Το πιο ολοκληρωμένο σύστημα συμμόρφωσης μόλις σε 15 εργάσιμες μέρες, στη χαμηλότερη τιμή της αγοράς και με ελάχιστο κόστος συντήρησης. Συνυπολογίστε το περιβάλλον και εξοικονομείστε αναλώσιμα χάρη στο cloud. Αυξήστε τον ωφέλιμο εργασιακό χρόνο χάρη στους αυτοματισμούς του λογισμικού. Απαλλαγείτε από το κόστος μεταφράσεων χάρη στην πολυγλωσσική λειτουργία..

Ολοκληρωμένη κάλυψη

Κάθε λειτουργία της επιχείρησής σας, καταγράφεται λεπτομερώς και αποτυπώνεται αναλυτικά στο πλάνο συμμόρφωσης. Πρόκειται για μία δυναμική διαδικασία η οποία δεν αφήνει καμία ροή δεδομένων χωρίς αντίστοιχη τεκμηρίωση στον λογαριασμό σας. Με τη συνεχή υποστήριξή μας, είστε απόλυτα καλυμμένοι ως προς τον κανονισμό GDPR.

Αναβάθμιση συστήματος

Το cloud λογισμικό αναβαθμίζεται διαρκώς αξιοποιώντας τα πιο εξελιγμένα εργαλεία, ώστε να ενσωματώνει άμεσα μεταβολές στον GDPR και στην τεχνολογία. Ο χρήστης απολαμβάνει μοναδική λειτουργική εμπειρία και η επιχείρηση διαθέτει πάντα ένα απόλυτα επικαιροποιημένο πλάνο συμμόρφωσης.

Αυτοματοποίηση

Η καινοτομία του cloud λογισμικού εστιάζει στην πλήρη αυτοματοποίηση όλων των διεργασιών. Κάθε αλλαγή στο εσωτερικό ή εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης αποτυπώνεται στα αντίστοιχα πεδία. Όλα τα σχετικά έγγραφα και οι αναφορές επικαιροποιούνται αυτόματα.

Απεριόριστοι χρήστες

Απόλυτη ευελιξία διαχείρισης του συστήματος, με δυνατότητα απεριόριστων χρηστών με διαβαθμισμένη πρόσβαση. Ανάλογα με τα καθήκοντα των χρηστών και τις ανάγκες της επιχείρησης, παρέχονται τα αντίστοιχα δικαιώματα επεξεργασίας του πλάνου συμμόρφωσης.

Πάντα σε συμμόρφωση

Λειτουργίες λογισμικού

Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων

Κάθε επιχείρηση έχει το δικαίωμα να διορίσει εθελοντικά έναν DPO. Το GDPRsmart σας διευκρινίζει εάν για τη δική σας επιχείρηση αποτελεί απαίτηση.

Συμμόρφωση

Αξιολογούμε σε πραγματικό χρόνο ελλείψεις και κινδύνους, και με με τους δείκτες του λογισμικού επικαιροποιούμε τη συμμόρφωση της επιχείρησής σας.

Εκτίμηση Ετοιμότητας

Γνωρίζουμε ανά πάσα στιγμή την ολοκληρωμένη εικόνα της συμμόρφωσης στην επιχείρηση και την αποδίδουμε με αναλυτικές αναφορές, με ένα κλικ.

Χαρτογράφηση Δεδομένων

Ένα ηλεκτρονικό ευρετήριο των προσωπικών δεδομένων και των τύπων επεξεργασίας που εκτελούνται στην επιχείρησή σας. Με λίγη βοήθεια από εσάς, ολοκληρώνουμε την χαρτογράφηση και την επικαιροποιούμε όποτε χρειάζεται.

Διαχείριση

Με βάση τη χαρτογράφηση,  το λογισμικό δημιουργεί τη Δήλωση Απορρήτου και το Αρχείο Δραστηριοτήτων Επεξεργασίας της επιχείρησής σας. Δημιουργεί επίσης κάθε Πολιτική που απαιτεί ο Κανονισμός για την δραστηριότητά σας. Όλα τα παραπάνω επικαιροποιούνται ηλεκτρονικά όποτε χρειάζεται.

Προσωπικό

Παρέχουμε το απαραίτητο υλικό για την κατάρτιση του προσωπικού, και την ενημέρωσή του για την Πολιτική Ασφαλείας της επιχείρησης. Το λογισμικό καταγράφει ηλεκτρονικά τη διανομή αυτού του υλικού, καθώς και την αποδοχή των σχετικών Οδηγιών Εργασίας από το προσωπικό.

Εκτελούντες Επεξεργασία

Αναλαμβάνουμε τη διαχείριση των Εκτελούντων Επεξεργασία της επιχείρησής σας. Καταγράφουμε τους τύπους δεδομένων που εμπλέκονται και το λογισμικό εξάγει τα απαραίτητα εξατομικευμένα συμβόλαια.

Κοινή Χρήση δεδομένων

Αναλαμβάνουμε τη διαχείριση των συνεργατών σας στην Κοινή Χρήση δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που βρίσκονται σε Τρίτες χώρες. Καταγράφουμε τις διαβιβάσεις δεδομένων και το λογισμικό εξάγει τις προσαρμοσμένες Συμφωνίες.

Εκτίμηση Αντίκτυπου στην Προστασία Δεδομένων

Αναλαμβάνουμε τη διενέργεια Εκτίμησης Αντίκτυπου για την επιχείρησή σας. Για τύπους επεξεργασίας με αυξημένους κινδύνους, το λογισμικό παρέχει εξελιγμένα εργαλεία προτεραιοποίησης εργασιών, ανάλυσης ρίσκου και μορφοποίησης της μελέτης.

Πρόσβαση Υποκειμένου Δεδομένων

Διαχειριζόμαστε για λογαριασμό σας τα Αιτήματα Πρόσβασης και το λογισμικό τηρεί αυτόματα αρχείο επικοινωνιών. Σας διαθέτει επίσης ένα ολοκληρωμένο ηλεκτρονικό σύστημα υποβολής Αιτημάτων Πρόσβασης με διασύνδεση στην ιστοσελίδα σας.

Διαχείριση περιστατικών παραβίασης

Διαχειριζόμαστε τα περιστατικά παραβίασης στην επιχείρησή σας. Αναλαμβάνουμε τη σύνταξη όλων των αναφορών, την επικοινωνία με την Εποπτική Αρχή και τα Υποκείμενα Δεδομένων.

ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ

  • Λίστες ελέγχου
  • Οργανωτικά μέτρα
  • Τεχνικά μέτρα
  • Αναφορές και επισκοπήσεις
  • Αυτόματη εξαγωγή αναφορών
  • Εισαγωγή τύπων δεδομένων
  • Εισαγωγή σκοπών επεξεργασίας
  • Δήλωση Απορρήτου προσωπικού
  • Πολιτική Ασφαλείας
  • Πολιτική CCTV
  • Καταγραφή ενεργειών
  • Βιβλιοθήκη εγγράφων
  • Εκτίμηση Αντικτύπου
  • Φίλτρα αναφορών
  • Ορθές Πρακτικές
  • Εκπαίδευση και ευαισθητοποίηση
  • Αποδεκτή Χρήση ΤΠΕ
  • Διαβάθμιση και σήμανση εγγράφων
  • Ηλεκτρονική διαχείριση Οδηγιών Εργασίας
  • Παρακολούθηση αναθέσεων
  • Εισαγωγή σκοπών επεξεργασίας
  • Καθορισμός νομικών βάσεων
  • Καταγραφή πηγών δεδομένων
  • Καταγραφή τύπων επεξεργασίας
  • Δήλωση Απορρήτου
  • Διασύνδεση με ιστοσελίδα
 
  • Διαχείριση Εκτελούντων Επεξεργασία
  • Διαχείριση συμβάσεων
  • Διαχείριση Συμφωνιών
  • Ανάλυση κινδύνων
  • Καθορισμός μέτρων ασφαλείας
  • Επικοινωνία με Εποπτική Αρχή
  • Διαχείριση Αιτημάτων Πρόσβασης
  • Ηλεκτρονική φόρμα Αιτημάτων Πρόσβασης
  • Διαχείριση παραβίασης
  • Καθορισμός διορθωτικών ενεργειών

Ξεπεράστε τους κινδύνους της μη συμμόρφωσης

Συχνές ερωτήσεις

Σε 15 εργάσιμες ημέρες το GDPRsmart θα σας παρουσιάσει τη Μελέτη Συμμόρφωσης. Δηλαδή, τα έξυπνα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα που απαιτούνται για τη συμμόρφωση. Η επιχείρησή σας θα είναι σε συμμόρφωση μόλις υλοποιήσετε αυτά τα μέτρα.

Τα απολύτως ελάχιστα. Πρέπει απλά να μας υποδείξετε τα αρμόδια στελέχη, με τα οποία θα κάνουμε μία, ή δύο συνεντεύξεις των 40-50 λεπτών. Σε αυτές τις συνεντεύξεις ζητάμε απλές πληροφορίες για την καθημερινή σας λειτουργία. Θα ζητήσουμε επίσης κάποια έγγραφα ή φόρμες που χρησιμοποιείτε. Όλη η υπόλοιπη δουλειά για τη Μελέτη Συμμόρφωσης γίνεται από εμάς. Οι επόμενες ενέργειες από εσάς θα είναι για την εφαρμογή των μέτρων που περιλαμβάνει η Μελέτη Συμμόρφωσης.

Όχι. Η υποστηρικτική ομάδα του GDPRsmart περιλαμβάνει όλες τις ειδικότητες για οτιδήποτε αφορά στη συμμόρφωση της επιχείρησής σας Για οτιδήποτε αφορά στη συμμόρφωση της επιχείρησής σας. Η συμβουλευτική μας υπηρεσία υλοποιείται από συμβούλους επιχειρήσεων, συμβούλους IT και νομικούς. Ουσιαστικά, επιλέγοντας το GDPRsmart γλιτώνετε τα κόστη και τις καθυστερήσεις που συνεπάγεται ο συντονισμός πολλών και ανεξάρτητων επαγγελματιών.  

Όταν ολοκληρωθεί η Μελέτη Συμμόρφωσης θα αποκτήσετε πρόσβαση στο εύχρηστο cloud λογισμικό του GDPRsmart με κωδικό που θα ορίσετε εσείς. Η ομάδα του GDPRsmart παρέχει εξ αποστάσεως εκπαίδευση, σε σας ή το στέλεχος που θα ορίσετε, πάνω στις λειτουργίες του. Η πρόσβασή θα είναι συνολική και θα υπάρχει η δυνατότητα εισαγωγής χρηστών διαβαθμισμένης πρόσβασης. Οι σύμβουλοι του GDPRsmart είναι συνεχώς δίπλα σας για καθοδήγηση, ή για να εκτελέσουν μια διεργασία συμμόρφωσης.

Τα έγγραφα που θα σας ζητήσουμε στο αρχικό στάδιο της Μελέτης Συμμόρφωσης είναι συγκεκριμένα και τα έχετε ήδη. Δεν θα χρειαστεί δηλαδή προεργασία για να τα παράξετε. Αυτά μπορεί να αφορούν ενδεικτικά φόρμες επικοινωνίας, συγκατάθεσης, λίστες και συμβάσεις προσωπικού, συμβάσεις με συνεργάτες, πιστοποιήσεις, εσωτερικές φόρμες, διαδικασίες κα. Στην περίπτωση αλλαγών στην επιχείρηση, από κοινού και με λεπτομέρεια υλοποιούμε τις απαραίτητες ενέργειες διατηρώντας στο ελάχιστο την από πλευράς σας εργασία.

Είστε καλυμμένοι σε κάθε περίπτωση. Το GDPRsmart έχει ρυθμίσει τα ζητήματα διαβιβάσεων δεδομένων ήδη από το στάδιο της Μελέτης Συμμόρφωσης. Με απλές ενημερώσεις από τα αρμόδια στελέχη σας, παρακολουθούμε τις συνεργασίες σας και παρεμβαίνουμε όποτε χρειάζεται.

Δεν χρειάζεται να γνωρίζετε σε βάθος το cloud λογισμικό για να ανταποκριθείτε στην περίπτωση ελέγχου από Εποπτική Αρχή. Οι σύμβουλοι του GDPRsmart θα σας έχουν προετοιμάσει για να αποδείξετε τη συμμόρφωση μέσα από το cloud λογισμικό. Ακόμα και αν συναντήσετε πρόβλημα, οι σύμβουλοι του GDPRsmart μπορούν να σας υποστηρίξουν και με άμεση επικοινωνία.

Ο χρόνος των 15 εργάσιμων ημερών δεν ισχύει για:

  • Επιχειρήσεις ή οργανισμούς με περισσότερους από 250 εργαζόμενους
  • Δημόσιους φορείς
  • Επιχειρήσεις ή οργανισμούς που εκτελούν αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων ή/και κατάρτιση προφίλ

Σε κάθε περίπτωση, οι σύμβουλοι του GDPRsmart σας ενημερώνουν εξ αρχής για τον απαιτούμενο χρόνο της Μελέτης Συμμόρφωσης.

Ναι, το GDPRsmart διαθέτει στελέχη με το απαραίτητο εύρος και βάθος γνωστικού υπόβαθρου και μπορεί να σας παρέχει υπηρεσίες DPO. Ωστόσο, πρόκειται για μια επιτελική θέση και για διακριτές υπηρεσίες τις οποίες διαπραγματευόμαστε κατά περίπτωση.

Στα πλαίσια της Μελέτης Συμμόρφωσης, οι σύμβουλοι του GDPRsmart θα γνωμοδοτήσουν και θα σας προτείνουν τον ενδεδειγμένο αριθμό στελεχών για τη χρήση του λογισμικού συμμόρφωσης.

Δεν υπάρχει περιορισμός στον αριθμό χρηστών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και το GDPRsmart παρέχει αυτή τη δυνατότητα με διαβαθμισμένη πρόσβαση για κάθε χρήστη, χωρίς επιβάρυνση. Ωστόσο, η ευελιξία και η ευχρηστία που σας παρέχει, προϋποθέτει ότι μόλις ένα στέλεχος της επιχείρησης είναι αρκετό για να έχετε άρτια και ολοκληρωμένη συμμόρφωση. Η απόφαση ανήκει αποκλειστικά σε εσάς.

Ο Κανονισμός περιγράφει ρητά τις προϋποθέσεις για τον διορισμό DPO σε μια επιχείρηση, οι οποίες αφορούν:

  • Στο ενδεχόμενο ο οργανισμός να αποτελεί δημόσιο φορέα
  • Στην επεξεργασία δεδομένων που περιλαμβάνει τακτική παρακολούθηση των Υποκειμένων Δεδομένων σε μεγάλη κλίμακα
  • Στην επεξεργασία δεδομένων ειδικής κατηγορίας σε μεγάλη κλίμακα

 

Κατά την έναρξη της συνεργασίας μας, οι εξειδικευμένοι σύμβουλοι του GDPRsmart εξετάζουν αν η επιχείρησή σας εμπίπτει σε κάποια από τις ανωτέρω περιπτώσεις και σας ενημερώνουν για την υποχρέωση διορισμού DPO ή όχι.

Το GDPRsmart είναι το ιδανικό εργαλείο για τη δημιουργία και την παρακολούθηση της συμμόρφωσης κάθε επιχείρησης. Εάν έχετε ήδη εγκαταστήσει ένα σύστημα συμμόρφωσης, ή αν έχετε διορίσει DPO, τότε θα κατανοήσετε ευκολότερα τους τρόπους με τους οποίους το GDPRsmart θα αυτοματοποιήσει και θα επιταχύνει τις διεργασίες που εφαρμόζετε στην επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Η ενσωμάτωση του υπάρχοντος συστήματος στο εξελιγμένο περιβάλλον του GDPRsmart, θα προσφέρει πολύτιμες υπηρεσίες τόσο στη διαχείριση της συμμόρφωσης, όσο και στην καθημερινή εργασία του DPO σας.

Επιπλέον, στην περίπτωσή σας, το GDPRsmart αξιολογώντας το υφιστάμενο σύστημα, προβλέπει σημαντικές εκπτώσεις στην αμοιβή για τη Μελέτη Συμμόρφωσης.